2019年に中途半端にしてしまったAccessの基本操作を改めて整理します。今回からの連載では、Excelで作成済みのデータを活用する流れで進めていきます。ラベル印刷や葉書印刷といった活用はAccessの方が得意ですからね。
この連載は以下を参照してください。
今回利用するダミーの住所録です。
A列［氏名］ Ｂ列［氏名（ひらがな）］ Ｃ列［生年月日］
Ｄ列［性別］ E列［メールアドレス］ F列［携帯電話番号］
G列［郵便番号］ H列［都道府県］ I列［住所1］ J列［住所2］
Accessを起動したら［空のデータベース］または［新規］でファイルを作成します。既に別プロジェクトを作成していれば画面下半分にリストが表示されるので、該当するファイルをクリックすれば編集の続きを行えます。
なお、Accessのファイル形式は［.mdb］と［.accdb］の2つが有ります。
［.mdb］Access2003までのAccessデータベースファイルに付く拡張子
［.accdb］Access2007以降のAccessデータベースファイルに付く拡張子
ファイルが開かれて直ぐの状態です。
・リボン：他のOfficeツールと同等
・ナビゲーションウインドウ：
テーブル、フォーム、クリエ、レポートなどの
データベースファイルのオブジェクトの一覧表示
・移動ボタン：
|◀［先頭レコード］ボタン
◀［前のレコード］ボタン
▶［次のレコード］ボタン
|▶［最終レコード］ボタン
を、クリックで切り替える。
中央に編集中のレコード番号と合計レコードを表示。
・ステータスバー：
編集中の表示画面などの作業状態が表示される領域。
まずは［クリックして追加（フィールド）］をクリックしてデータ形式を指定します。最初は「氏名」なので［短いテキスト］を選択し・・・
※既にExcel等のデータがある場合は、直接Excelデータを読み込むことが出来るので、フィールド設計の必要はありません。
フィールドデータをどんどん入力（※）します。
※ここではデータはブランクのまま設計します。後から追加も出来ます。
最終的にExcelの列項目と最初のデータをコピーします。フィールド項目はC列の日付を［日付/時刻］とした以外は全て［短いテキスト］としています。もちろん後から変更も出来ます。
また、左上の［表示］をクリックすると［データビューシート］と［デザインシート］の表示を切り替えられます。
上は［デザインシート］に切り替えた状態。
なお、最初にデータを作ったときは［上書き保存］で［テーブル1］を保存します。ちなみにここでの保存は最初に作成した［Database.accdb］※の中に保存されます。以降は［Database.accdb］を開けば続きが行え、自動保存が行われます。
※データファイル名は自動的にDatabase1.accdb〜Database2.accdbと連番になりますが、ユーザー定義のファイル名の当然設定できます。ここではaddress.accdbとしています。
一度Accessを終了あるいはファイルを閉じた状態で再度ファイルを開いたが、左端の［テーブル1］をダブルクリックすることで［データビューシート］に切り替わります。
